电子邮件是目前工作场所最常用的沟通工具。每个人都会写，但不是每个人都能掌握其中的窍门，写出一篇既能为自己和公司树立专业形象，又能吸引收件人注意力的文章。发件人希望立即回复电子邮件。德国人发送英文电子邮件时常犯哪些错误？

以下总结了中国人在职场中使用英文电子邮件时最常犯的四个错误和例子。

问题1：电子邮件的主要信息应该简短而有力，以便人们一目了然？

首先，主题行不能为空，否则电子邮件可能会被视为垃圾邮件。接下来，如果信函的内容已经得到了双方的多次答复，并且信函中的讨论事项已经偏离了原来的目的，那么一定要删除信函之前的文字，并用新的主题替换。首先，它将使收件人更加了解这封信。二是方便日后查找信件和资料存档。最后，不要将信件的所有内容都放在信件的主题行中。这样只会让对方对你产生不好的印象，更不用说对方后续的联系和回应了。

事实上，写一封商务英语信函一点也不难。请记住：忙碌的商务人士每天至少会收到大约20 封电子邮件，主管甚至可能会收到数百封电子邮件，因此他们想要吸引收件人的注意。或者赢得对方秘书的注意并得到快速回复。秘密在于你的电子邮件是否有一个好的主题。

一封好的电子邮件主题必须具备三大原则：组织清晰、目标明确、内容一致。以下是电子邮件的一些常见问题。我们来比较一下错误和正确用法。

错误一：目的不够明确

主题：请求（主题：请求）与主题：礼品袋报价请求（主题：礼品袋询价请求）

第一个主题虽然可读且相关，但根本不清楚。

第二个主题将Request更明确地变成了Quotation Request，并进一步添加了Gift Bags。虽然我没有读过信全文，但主题足够清晰，易于理解。阅读，使收件人一眼就能立即对应到相关信息和流程，并快速回复请求信。

错误二：主旋律没有详细的时间描述

主题：促销（主题：促销活动）与主题： 2012秋冬系列促销（主题：2012秋冬新品上市促销活动）

虽然第一个主题比Sales更清晰，但是它是什么样的促销呢？ 2012秋冬系列增加了第二个主题，有助于收件人更明确地指出信件内容是关于新品发布，以便主题能够快速切入主题。

问题2：电子邮件应该以直名开头还是以亲爱的先生/女士开头？

在写英文信件时，您是否曾因公式化的Dear Sir/Madam而感到陈词滥调？也许有人会问“亲爱的”翻译成中文是什么意思？自己显然对对方不太了解，这样称呼会不会太亲密了？

在英文电子邮件规则中，Dear 表示礼貌和对对方的尊重。 Dear Sir/Madam 用于写信给姓名不详的人，也就是我们所说的“尊敬的人”。

我们也可以将Dear解释为“to~”，例如Dear Alisa是给Alisa的信；当然，您还有其他更简单的信头选择。事实上，大多数人都可以接受信头上的直接名字，比如：Hi Alisa，或者Goodmorning Alisa，而如何选择取决于你和收件人的关系以及你们沟通的频率。

信末尾的签名可以看出你想与对方建立什么样的关系。如果你想更亲近，可以签Alisa；如果您想与对方保持距离，您可以同时签上您的名字和姓氏Alisa Tu。同样，对方也会嗅出你的签名密码，并与你维持预设的关系。

另外，当你收到对方的回复时，观察对方如何称呼你，并在信件末尾签名。下次写信时你就会知道如何称呼对方。

问题3：邮件的语气是不是越正式，就越专业？

很多人认为，要写好一封电子邮件，需要使用正式的措辞和语气，而且必须公事公办、实事求是，才能在工作中体现出自己的专业性。然而，这绝对是一个很大的错误。

撰写英文电子邮件内容的重点是使内容听起来像正常对话，而不是官僚或造作，因此普通对话中不使用的措辞不会出现在电子邮件中。

中国的英语教育总是要求我们在写作时使用看似专业的单词、短语和高级语法技巧，才能获得令人满意的高分。但事实上，一封正确、恰当的电子邮件内容应该让人一目了然，能够清楚地接收到所要传达的意思。

作为每个人都会犯的常见错误的一个例子，请比较两封信的第一段，我们早些时候谈过（信一）和我们早上谈过（信二）。

信一：

主题： 问题解决了！

杰西--- 我们之前谈过，很高兴看到问题已经解决。如果您需要更多信息或帮助，请回复。感谢和问候。

中文翻译：

主题：问题解决了！

杰西--- 我们刚刚通过电话，我很高兴知道您的问题已得到解决。如果您需要更多信息或帮助，请告诉我。谢谢你和我的问候。

信二：

主题： PBG 项目问题已解决

嗨，杰西，谢谢您早上的来电。

我很高兴我们能够找到PBG 项目的解决方案。祝您未来在这方面取得进展。我仍然会在办公室呆到下午3 点。当你决定我如何再次帮助你时。

莎拉

中文翻译：

主题：PBG 项目问题已解决

嗨杰西，

感谢您今天早上的来电。我很高兴我们能够为PBG 项目找到解决方案。祝你的项目好运。

只要您认为我们还有机会提供帮助，我就会在办公室待到下午三点。

莎拉

我们之前在信1 中谈到的意思是：我们刚才在电话中交谈过。没有明确提及时间，这让人很困惑我们是在什么时间点说话的。而我们在早上聊的时候明确指出我们在早上使用电话，这样收件人一眼就能联想到早上谈话的内容。

另外，第一封信的末尾有一句话：If you need more information or help please revert。请在句末回复。这句话简短而明确。建议在商务信函中常用。

问题4：在电子邮件末尾使用“致以诚挚问候”最有礼貌的方式是什么？

以“最诚挚的问候”结束电子邮件是否合适？ Best Regards翻译成中文就是“我最崇高的敬意”。不觉得有点字面意思吗？

也许你有疑问，这种字面上的问候语经常出现在商务信函中，而且它仍然是大家最熟悉的问候语吗？为什么如此常见？因为商务人士永远没有足够的时间，他们只想尽快处理一封电子邮件，而且因为这句话出现的次数太多，所以很容易被大家接受，商务人士不必绞尽脑汁想出一句话。信末尾有美丽的问候。

事实上，当每个人都这样做时，并不一定意味着这就是最好的用法。例1是另外一些常用的信件末尾问候语。它们都是易于记忆且简单的单词。您可以选择一些来记住并在下次写信时使用它们。收件人一定能感受到你的用心。

从例1的表格可以看出，电子邮件结束语的选择是一个大问题。信函末尾结束语的使用必须考虑与电子邮件收件人的关系以及收件人之间的互动。